・メールで言いたいことをうまく説明できない。
・レポート作成に苦手意識を感じる。
・仕事で文章を書く作業に苦痛を感じる。
文章力は鍛えることができます。本記事でいう文章力とは、シンプルな文章で言いたいことを説明できるちからのことです。
文章には２種類あります。「上手い文章」 と 「分かりやすい文章」 です。
上手い文章は文学や小説で使われる人の心動かす文章です。分かりやすい文章とは、言いたことをシンプルに説明する文章です。
そしてビジネスの現場では分かりやすい文章が好まれます。そのためのコツは以下の３つ。
- 要点
- 補足
- 具体
仕事で使う文章力に才能は必要ありません。必要なのは情報をいかにシンプルに相手に伝えることができるかということです。
文章力アップのためのコツは３つ
文章力を上げるには、分かりやすい文章を書くことに注力することが大切です。ポイントは要点、補足、具体をひたすら意識して鍛えることです。
まずは、要点で言いたいことを、結論や結果を短い文章で伝えます。次に補足で、なぜそのような結論や結果に至ったのか、理由、証拠、根拠などを述べます。
最後の具体は、補足で説明するときに注意すべきポイントで、なるべく具体的な例を持ってきて説明をします。
この3つについては、後ほど詳しく説明して行きますね。
忙しい仕事で求められるシンプル文章
サクっと読めて理解できる文章が求められる時代。競争が激化しているビジネスの現場では、色んな業務を同時並行して進めなければならず、１つ１つの情報をじっくり吟味する時間はなくなりました。
「で、結局何が言いたいの？」という恐怖のワード
さらにその傾向は強くなると予想されています。
パーソル総合研究所と中央大学は、2030年に664万人となる試算を出しています。
パーソル総合研究所 2030年までの人手不足数や人手不足の対策に関する推計値
2023年時点の労働人口は6667万人であるため、およそ10％の人手不足が起こる計算になる。これからますます、短時間でのタスク処理、意思決定が必要になる世の中になるでしょう。
そのため、要領を得ない、長々と説明した文章がきらわれる傾向がますます強くなってくると予想されます。
シンプルな文書を作成するための３つのコツ
要点を押さえる
言いたいことは、一つに絞ることが大切です。読み手側も、あれもこれもと情報を詰め込まれたら混乱してしまいます。
文書に苦手意識を感じる人は、「あれもこれも説明しなきゃ」という思いから、文章がいろいろなところへ発散してしまう傾向にあります。
そのため、自分自身が何が言いたいのかというポイントを1つに絞る勇気を持つことがまずは大切です。
要点とは、結論・結果をシンプルな文章で表すことです。極端にいうと、「結論は〇〇」です。くらいの情報量でいいのです。
補足で要点を説明
補足説明で押さえておきたいポイントをいくか説明します。要点を押さえたら、なぜその結論・結果に至ったのかを説明します。ポイントは以下です。
- 理由（なぜ、その結論・結果にいったのか？）
- 根拠、データ（その理由が正しいと言える証拠は？）
- メリット（結論・結果がもたらすメリットは？）
- デメリット（結論・結果がもたらす新たな問題や課題はないか？）
この辺を押さえて、要点の補足説明をしていくと、読み手もよく分析されたいい文章だなと褒めてくれるでしょう。
具体的に説明する
具体は読み手の理解力をアップさせます。人は抽象的な文章を嫌います。なぜならイメージができなからです。
たとえば、人口が1億人から９千万人に減りますと言われてもピンときません。
そこで、人口が1億人から９千万人に減ります。これは30人のクラスであれば、10％にあたる3人が毎年減っていく計算となります。と言われるとイメージが湧きますよね。
具体というのは、理解を促進させる強力なツールなので、補足説明はとにかく具体をイメージしてください。
これら3つを意識するトレーニング
これら、3つを意識してトレーニングする方法ですが、それはとてもシンプルで、この３つを意識して他人の文章を読むだけです。
そうすると、この人の具体の表現上手いなーとか、要点はこうやって文章に表現するんだというように、頭の中の文章データーベースがどんどんアップデートされて行き、
自然と文章力が身について行きます。
文章力アップはあなたも周りもハッピー！
文章力アップは周りからの評価アップだけでなく、あなた自信のタスク整理にもなります。
考えていることを、アウトプットし記録に残しておくことで、新たなタスクに取り組めるようになりますし、言語化のスピードもアップします。
会議で、あなたはどう思うと聞かれた時にすぐに意見を述べられる、という嬉しい能力も身につけることも可能です。
まとめ
3つのコツを意識して文章を読むことがトレーニングそのもの。
要点、補足、具体の３つを押さえて、他の人の文章を読むことで、あなたの頭の中で文章力データベースが更新され文章力が自然と上がって行きます。